Organizacja spotkania biznesowego i konferencji – jak wybrać idealne miejsce

To, w jaki sposób przedstawimy się podczas spotkania, konferencji, czy też innego wydarzenia biznesowego bez wątpienia wpłynie na wizerunek naszej firmy. Dlatego tak ważne jest, aby dbać o dokładne zaplanowanie przebiegu spotkania oraz właściwy wybór miejsca, w którym będzie się ono odbywać. Coraz częściej firmy decydują się na organizację wydarzeń biznesowych poza swoją siedzibą, w miejscu publicznym, jakim jest restauracja bądź hotel, które oferują usługi dla biznesu. Ilość takich ofert cały czas wzrasta i szczególnie trudne może okazać się wybranie miejsca na spotkanie biznesowe w dużych miastach, jak np. w Gdańsku, gdzie istnieje wiele różnych sal konferencyjnych. Stąd pojawia się pytanie, jakie miejsce będzie odpowiednie dla nas, czym kierować się przy jego wyborze, aby było idealne i pozytywnie wpłynęło na przebieg spotkania.

Dogodna lokalizacja

Po pierwsze, należy zwrócić uwagę na lokalizację budynku, w którym chcemy zorganizować spotkanie biznesowe bądź konferencję. Łatwy dojazd i możliwość bezproblemowego zaparkowania wpłynie na komfort i samopoczucie uczestników wydarzenia, co przełoży się na atmosferę, jaka będzie panować podczas eventu. Dodatkową zaletą będzie położenie wybranego obiektu w spokojnej i możliwie cichej okolicy, z dala od miejskiego gwaru, oraz oferującej ładne widoki lub otoczenie zieleni. Miejscem na konferencje w Gdańsku, które oferuje takie możliwości, jest nasza restauracja Zacisze. Jej położenie zapewnia nie tylko bliskość Starego Miasta i łatwą komunikację z lotniskiem, ale i ogród, który umożliwi gościom miłe spędzenie przerwy kawowej.

Posiłek

To kolejna kwestia, którą należy mieć na uwadze, organizując spotkanie biznesowe. Obowiązuje kilka rodzajów posiłków, od podstawowego, jakim jest przerwa kawowa, czyli drobny poczęstunek z ciepłymi napojami, po większy – obiad konferencyjny. Jeśli planujemy dłuższe spotkanie, w drugiej części dnia, dobrym rozwiązaniem jest biznes lunch. Szukając idealnego miejsca na organizację naszego eventu, pamiętajmy, by dowiedzieć się, jakie dania oferowane są w ramach menu na spotkania biznesowe. To, co pojawi się na stole podczas lunchu, również wpłynie na postrzeganie gości na nasze zaangażowanie i profesjonalizm. Zadbajmy o to, by w menu znalazły się potrawy z kuchni tradycyjnej. Nie każdy gustuje
w egzotycznych potrawach.

Wybór sali

Kiedy już znajdziemy odpowiednie miejsce na spotkanie biznesowe, naszym następnym krokiem powinien być wybór sali. Od niej także zależy wygoda i komfort zaproszonych gości oraz przebieg wydarzenia. Przy jej doborze pamiętajmy o takich elementach, jak:

Wyposażenie

Dowiedzmy się, czy sala, w której organizujemy spotkanie, posiada niezbędne dla naszego wystąpienia narzędzia multimedialne. Podstawowymi elementami, w które powinno być wyposażone pomieszczenie, są projektor oraz ekran projekcyjny. Ważne jest również, byśmy mieli do dyspozycji mikrofon oraz system nagłaśniający. Ponadto, w skład wyposażenia sali powinien wchodzić bezprzewodowy Internet, z którego będziemy mogli skorzystać w czasie prezentacji.
Należy pamiętać, że przed spotkaniem musimy upewnić się, czy zaplecze multimedialne jest sprawne, abyśmy w czasie wydarzenia biznesowego nie mieli nieprzyjemnych niespodzianek.
Dobrze wyposażona sala poza niezbędnymi urządzeniami elektrycznymi posiada także odpowiednie oświetlenie, czy też klimatyzację, niezbędną w porze letniej.

Aranżacja wnętrza

To aspekt, który ma duży wpływ na przebieg spotkania. Niewłaściwy dobór specyfiki sali może jedynie utrudnić rozmowy. Wielkość pomieszczenia powinna być dobrana do liczby osób, która będzie brać udział w naszym wydarzeniu biznesowym. Zbyt duża sala może onieśmielić uczestników, a z kolei za mała da uczucie dyskomfortu i przytłoczenia, utrudniając skuteczną komunikację stron. Obok metrażu sali konferencyjnej dobrze jest przemyśleć, jaki typ ustawienia stolików będzie najkorzystniejszy dla naszego spotkania. Nie należy także zapominać o akustyce sali. Właściwie dobrane pomieszczenie powinno zapewnić swobodne rozchodzenie się dźwięku, jednocześnie nie powodując nieprzyjemnego pogłosu, tak,
by każdy uczestnik spotkania mógł wyraźnie usłyszeć mówcę. Dodatkowo, dobrze jest,
gdy mamy możliwość wywietrzenia sali, np. podczas przerwy na lunch biznesowy.

Oferta noclegowa

Gdy eventy biznesowe trwają dłużej niż jeden dzień, powinniśmy zadbać o to, by goście mieli łatwy dostęp do bazy noclegowej. W takim wypadku najlepszym rozwiązaniem może okazać się zorganizowanie spotkania w hotelu, który w swojej ofercie ma również najem sal przeznaczonych dla celów biznesowych. Taką usługę w Gdańsku oferuje nasz hotel Platan. Wybór hotelu zapewni m.in. komfort uczestnikom spotkania i brak konieczności zamawiania cateringu.

Wybór miejsca ma znaczenie, dlatego powinien być przemyślany. Decydując się na daną salę, pamiętajmy, że powinna ona sprzyjać koncentracji na temacie spotkania oraz merytorycznym rozmowom, to od jej wyboru zależy jakość i przebieg współpracy uczestników eventu.

Zobacz również