Idealna przerwa kawowa – jak powinna wyglądać?

Gdy organizujemy wydarzenie biznesowe powinniśmy zadbać nie tylko o takie aspekty, jak sprawne zaplecze multimedialne, wybór odpowiedniego miejsca czy przygotowanie 1merytorycznych materiałów. Ważnym elementem każdego spotkania jest także przerwa kawowa. To zarówno dobra chwila na krótki wypoczynek i przekąskę, jak i na wymianę spostrzeżeń między uczestnikami eventu. Kiedy zaplanować przerwę kawową i co serwować w jej trakcie? Jaki jest przepis na idealny “coffee break”?

Planowanie przerwy kawowej

Jeśli organizowane przez nas spotkanie będzie trwać kilka godzin, dobrze jest uwzględnić chociaż jedną przerwę kawową. Natomiast, gdy harmonogram naszego eventu biznesowego jest rozpisany na cały dzień, warto także pomyśleć o jakimś większym posiłku, jak lunch czy obiad konferencyjny.

 

Dlaczego warto uwzględnić w agendzie przerwę kawową? Po pierwsze, pozwoli ona uczestnikom na rozprostowanie nóg i nabranie sił na dalszą część spotkania. Po drugie, jest to idealna chwila na uporządkowanie usłyszanych informacji, a także na rozmowę z innymi gośćmi i podzielenie się swoimi wrażeniami.

 

W zależności od naszych potrzeb i ustalonego harmonogramu, przerwa kawowa może potrwać od kilkunastu do kilkudziesięciu minut.

 

Co serwować podczas przerwy kawowej

W ramach przerwy kawowej, przede wszystkim powinniśmy zaoferować naszym gościom napoje ciepłe, takie jak kawa i herbata, oraz zimne – woda i soki. W przypadku bufetu najczęściej podajemy kruche ciasteczka, ciasta, croissanty, a także owoce, kanapki i słone przekąski. Wśród ofert możemy również znaleźć propozycje różnych sałatek oraz zdrowych przystawek. Do napojów należy zadbać o takie dodatki, jak mleko i cukier czy miód i cytrynę.

 

Menu na przerwę kawową powinno być uzależnione m.in. od:

  • liczby uczestników spotkania,
  • preferencji żywieniowych gości (jeśli mamy takie informacje),
  • tradycji i zwyczajów zaproszonych osób, np. w przypadku uczestników pochodzących z zagranicy,
  • czas trwania eventu.

 

W zależności od wybranej oferty cateringu lub lokalu, w którym organizujemy event firmowy, otrzymamy do wyboru różne zestawy na przerwę kawową, np. śniadaniowe z kanapkami,
w wersji francuskiej z croissantami czy klasyczne z kawą, herbatą i ciastami.

 

Niezależnie od wybranego menu, zadbajmy o odpowiednią wielkość poczęstunku, aby każda osoba zaproszona mogła coś skosztować.

 

Miejsce na przerwę kawową

Nasze spotkanie biznesowe wraz z przerwą kawową możemy zorganizować w siedzibie firmy lub w restauracji czy hotelu. W pierwszym przypadku musimy pamiętać m.in. o zamówieniu cateringu, znalezieniu w biurze dogodnej sali na konferencję oraz zadbaniu o wystrój pomieszczeń. Jeśli decydujemy się na organizację naszego eventu poza siedzibą firmy, warto wcześniej dowiedzieć się, jakie sale w ramach biznesu oferuje dany lokal oraz gdzie znajdzie się przestrzeń przeznaczona na posiłek.

 

Poczęstunek na przerwę kawową może być serwowany w sali konferencyjnej, w której odbywa się spotkanie biznesowe, lub w sąsiednim pomieszczeniu. W zależności od liczby gości posiłki mogą być podane na jednym podłużnym stanowisku lub na kilku stolikach. Jeśli mamy taką możliwość, dobrze jest także rozstawić pojedyncze stoły, niskie, przy których uczestnicy będą mogli usiąść, lub wysokie, dla gości zmęczonych długim siedzeniem, aby mogli przy nich bez pośpiechu wypić kawę czy zjeść ciasto.

 

Szukając sali na spotkanie biznesowe w miejscu publicznym, dobrze jest wybrać takie, które posiada taras z widokiem na okolicę lub ogród, który umożliwi gościom odpoczynek na świeżym powietrzu. Ponadto warto w czasie przerwy wywietrzyć salę konferencyjną.

 

Przepis na idealną przerwę kawową

Czego potrzebujemy, aby uzyskać idealny “coffee break”? Dobrze wszystko zaplanujmy – czas trwania przerwy kawowej oraz jej ilość w ciągu dnia. Do tego zadbajmy o smaczne menu, które w miarę możliwości uwzględni gusta naszych gości. Pamiętajmy także, aby znaleźć miejsce, z dobrą atmosferą, gdzie uczestnicy będą mogli “nabrać oddechu” i poukładać myśli oraz porozmawiać z innymi. Po przyjemnej przerwie kawowej nasi goście będą wypoczęci
i z nowymi siłami wezmą udział w dalszej części konferencji.

Zobacz również